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Come scrivere una lettera aziendale in momento di crisi
A volte basta una lettera per far sentire la nostra vicinanza.
Come già anticipato nei miei precedenti articoli le situazioni di emergenza e di crisi richiedono sempre degli accorgimenti, delle correzione e degli adattamenti delle nostre strategie.
Questi ultimi due mesi ci hanno messo davanti alla nostra capacità di reagire e di porci davanti agli altri in un momento di grande vulnerabilità collettiva. Così come noi persone ci interessiamo e preoccupiamo dei nostri cari e dei nostri amici, allo stesso modo un’azienda o un professionista si deve preoccupare del team di lavoro, dei consulenti o fornitori e dei clienti.
Bisogna che il CEO dell’azienda prenda carta e penna e faccia sapere come stanno le cose. Basta una lettera.
Possiamo pensare che è la stessa cosa che fanno i capi di stato, non ultima anche The Queen proprio ieri.
Bene a cosa serve dunque la lettera del CEO?
Bhè è molto semplice serve a dare un segnale di empatia a chi ci segue e a chi lavora con noi, serve a raccontargli cosa sta facendo l’azienda per tutelare i suoi dipendenti e come pensa di fare per contribuire alla lotta alla crisi. E infine, ma non meno importante, serve per dare speranza, per dire cosa succederà dopo.
Per scrivere questa comunicazione nel modo corretto basta seguire pochi e semplici passi
- Come prima cosa ricorda il tuo tone of voice. L’azienda deve sempre comunicare utilizzando lo stesso linguaggio e scegliendo le parole e i toni che più rappresentano il suo carattere. Quando il ricevente legge la mail deve riconoscere chi sta parlando. Ma stai attento se i tuoi toni di solito sono forti e coloriti, forse questo è il momento di alleggerirli.
- Ovviamente essendo una lettera del CEO va bene rispettare il tono di voce ma bisogna stare attenti a non sembrare insensibili verso quello che sta succedendo. Ci vuole sempre una certa serietà, alla quale va però aggiunta anche una grande dose di empatia.
- Apri dicendo al tuo interlocutore che speri che stia bene e che sei con lui e sai cosa sta passando… Stiamo vivendo tutti le stesse sensazioni
- Apri la lettera creando un contatto con chi legge, sii empatico fai sapere che sei consapevole di che momento viviamo. Fai un chiaro riferimento alla situazione di crisi e racconta come ne sei stato colpito. Ricorda che ognuno sta facendo la sua parte.
- Racconta di come ti stai occupando del tuo team e delle scelte aziendali che hai fatto per tutelarlo. Sottolinea che lo stai facendo perché tu tieni alla salute di tutti.
- Se le recenti disposizioni di legge toccano anche te e la tua attività sottolinea che il tuo primo scopo è contribuire insieme a tutti iniziando dal rispetto delle leggi.
- Racconta quali piani stai facendo per il futuro e cosa succederà appena il lockdown finirà.
- Racconta che anche se non hai mai vissuto una situazione così “tragica” impiegando tutte le tue forze riuscirai ad uscirne. Rasserena tutti dicendo che torneremo più forti di prima e che quando tutto sarà passato torneremo a vivere una vita piena e attiva.
- Utilizza frasi come: “Spero che voi e i vostri cari siate in salute e al sicuro in questo momento..”; “Stiamo intraprendendo azioni specifiche per proteggere tutti i nostri dipendenti”; Stiamo lavorando per un domani fatto di nuovi progetti, servizi…” “vi voglio ringraziare per il vostro sostegno e la vostra comprensione…”; “con il vostro aiuto, saremo pronti a ripartire ancora più forti di prima e insieme a voi”.
Infine come per ogni buon testo, leggi, rileggi e correggi… e rifallo finché non sei soddisfatto del messaggio che hai scelto di condividere.
Ricordati che ogni messaggio che esce dalla tua azienda porta il tuo nome e i tuoi valori, quindi deve perfetto. In questi momenti di grande incertezza siamo tutti più sensibili, nel bene e nel male.
